Образец личной карточки формы 2. Заполнение карточки Т2 (образец). Личная карточка работника. Бланк личной карточки работника

Личная карточка может открываться на каждого сотрудника, с кем у компании заключено трудовое соглашение. Это делается при приеме на работу, после чего данные в нее записываются до самого момента увольнения. В документе фиксируются все сведения о работнике, включая поощрения, наказание, прохождение обучения и другое. Образец заполнения личной карточки работника формы Т-2 позволит делать это правильно.

В законе определено, какие именно документы новый работник должен предоставить организации при оформлении. В определенных случаях у него также могут быть запрошены и иные сведения. Чтобы систематизировать всю предоставленную информацию, на него может быть открыта личная карточка Т-2. Этот бланк не относится к числу обязательных для заполнения.

Этот документ должен открываться как на штатного работника, так и приходящего по совместительству.

Первое заполнение бланка можно произвести при помощи компьютера. После этого остальные сведения вносятся от руки шариковой ручкой. Пустые поля прочеркивать нельзя.

Данные в карточку записываются ответственным работником, обычно кадровиком, на основании подтверждающих документов. Их копии должны быть подшиты в личное дело сотрудника.

В определенных ситуациях работник должен подтверждать правильность информации, которая вносится в карточку. Производит он это путем проставления подписи в определенных местах.

Внимание: компаниям дано право перерабатывать стандартный бланк документа. Для того, чтобы учитывать особенности бизнеса, можно также составить собственную форму личной карточки.

Обязательный ли это документ

В обычной ситуации карточка форма Т-2 не входит в состав документов, которые должны в обязательном порядке составляться на предприятии. Однако это не касается лиц, которые являются военнообязанными.

Действующий закон по воинскому учету устанавливает, что личные карточки форма Т-2 должны открываться на каждого работника с таким статусом.

Насколько правильно в нее вносятся сведения периодически могут проверять сотрудники военкомата. Также отдельным приказом по предприятию должен быть назначен ответственный за воинский учет, который вносит данные сведения в документы и заверяет это своей подписью.

Важно: если данные правила соблюдаться не будут, то на компанию могут налагаться денежные штрафы.

На основании каких документов заполняется личная карточка

При внесении сведений в личную карточку необходимо опираться на копии документов, которые предоставляет сам работник, а также на бланки, составленные уже в самой организации в процессе работы. Рекомендуется со всех документов снимать копии и прикреплять их к личной карточке для подтверждения сведений.

Обычно источниками данных являются следующие документы:

Документ для подтверждения личности сотрудника;
Бланк ИНН;
Карточка СНИЛС;
Военный билет (если он есть);
Аттестат, диплом либо иной документ об образовании;
Трудовая книжка, справка с основного места деятельности;
Свидетельство о браке (при наличии);
Свидетельства о рождении детей (при наличии);
Трудовое соглашение;
Копии распоряжений о приеме, переводе, поощрениях, наказаниях и т. д.

Внимание: большая часть данных документов используется при внесении в карточку первичных данных после приема на работу. Сведения, которые списываются в карточку из приказов на прием, перевод, увольнение должны в обязательном порядке заверяться подписью самого сотрудника.

Личная карточка работника форма Т-2 бланк скачать бесплатно

Файлы для скачивания:

Личная карточка работника форма Т-2 образец заполнения 2018

Рассмотрим образец заполнения формы Т-2, чтобы знать, как правильно указывать данные. Сначала необходимо указать сведения в шапке бланка. Здесь записывается наименование компании и ее код, присвоенный Росстатом.

Далее нужно указать день, в который открывается карточка, код работника согласно табелю. Следующим шагом проставляются ИНН и СНИЛС сотрудника на основании предъявленных им документов.

Далее, необходимо указать букву, с какой начинается фамилия работника. Также рядом заносится характер деятельности сотрудника, и ее вид. К примеру, основная это деятельность либо по совместительству. Завершается заполнение шапки проставлением пола работника.

Общие сведения

Первым делом в данном разделе записываются реквизиты подписанного с сотрудником трудового соглашения.

В строки 1-3 вносятся Ф.И.О. работника, а также сведения о его дате и месте рождения. Справа от граф находится таблица - в ней необходимо записывать коды по справочнику, соответствующие проставленным значениям. При внесении сведений о месте рождения населенные пункты (село, аул и т. д.) нужно указывать целиком, без сокращения.

В строку 4 вписывается гражданство.

В строке 5 проставляется иностранный язык, который знает сотрудник, а также как именно он им владеет. К примеру, здесь можно указать «Читаю и пишу со словарем», «Свободно владею» и т. д.

В строке 6 указывается образование, которое получил работник. Здесь проставляются вид образования, сведения об учебном заведении, данные о документе, полученном после его окончания (аттестат, диплом и т. д.).

В строке 7 записывается профессия, на которую принят сотрудник.

В строке 8 проставляется размер имеющегося трудового стажа у сотрудника на определенную дату. Как правило, в качестве нее выбирается день приема на работу. Эти сведения заносятся на основании трудовой книжки.

В строки 9 и 10 записывается информация о нахождении работника в браке, а также об имеющихся у него ближайших родственниках. Эти сведения записываются целиком, т. е. Ф.И.О. указывается без сокращения.

В строке 11 указываются данные о документе, которым подтверждается личность сотрудника.

Строка 12 предназначена для проставления адресов работника - по прописке и фактического. Если они совпадают, то второй адрес разрешается не заполнять. Также в этой позиции записывается номер телефона.

Сведения о воинском учете

Данный раздел заполняется только для работников-мужчин. Сведения в него записываются на основе военного билета либо приписного удостоверения.

В строке 1 указывается категория запаса. Ее нужно оставлять пустой, если работник относится к офицерскому составу.

В строку 2 заносится воинское звание. В случае, когда у работника на руках приписное удостоверение и он еще не призывался на службу, необходимо записать «Подлежит призыву».

В сроке 3 отмечается тип солдат, в которому относится сотрудник - солдаты, медицинский и т. д.

В строку 4 заносится код специальности, полученной за период воинской службы.

В строке 5 при помощи букв от А до Г указывается степень пригодности к несению военной службы.

В строке 6 записывается наименование военкомата, в котором сотрудник находится на учете.

В строке 7 должно указываться текущее состояние на учете. Эти сведения записываются только простым карандашом.

Данные в строке 8 записываются в случае снятия с воинского учета.

Внимание: все внесенные сюда сведения проверяет и подтверждает своей подписью кадровик. Далее, с ними должен ознакомиться работник и также поставить свою подпись для подтверждения.

Прием на работу и переводы на другую работу

При открытии карточки в этот раздел необходимо внести сведения о приеме сотрудника. Далее, здесь указываются данные о его движении по предприятию, повышениях и т. д.

В таблице вносится дата изменения его статуса, сведения о новом структурном подразделении, его новые должность и оклад. Также в этом разделе указываются сведения о приказе, которым было установлено данное перемещение.

Последняя графа таблицы предназначена для личной подписи сотрудника - он ставит ее после ознакомления с внесенными сведениями.

Аттестация

В организации периодически может осуществляться аттестации сотрудников. Если она проводилась, информация о ней должна также присутствовать в личной карточке работника. Здесь отражаются сведения о дате ее проведения, далее указывается вынесенное комиссией решение о годности работника, а также номер и дата документа, оформляющего решение аттестационной комиссии.

Внимание: последняя графа может быть пустой, если в ней не отражаются реквизиты приказа, на основании которого в организации проводилась аттестация.

Повышение квалификации

Сотрудники компании должны периодически проходить повышение квалификации на курсах, с тем чтобы соответствовать существующим профстандартам и занимаемым должностям. Данная информация также должна фиксироваться в личной карточке работника компании.

В таблице следует указывать начальную и конечную дату повышения квалификации, далее вписывается наименование произведенной переквалификации, а также номер и дату документа, выданного работнику после повышения квалификации.

В последней графе нужно зафиксировать сведения о распоряжении руководства, на основании которого сотрудник был направлен на повышение квалификации.

Профессиональная переподготовка

Современные условия осуществления деятельности требуют, чтобы работники компании периодически проходили обучение, переподготовку и т. д. Данные сведения нужно указывать в этом разделе.

Отражаются период переподготовки, наименование специальности, по которой осуществлялось обучение, а также реквизиты соответствующего документа, выдаваемого работнику по завершению обучения. В последнем столбике таблице нужно отразить основания, по которым работник был направлен на переподготовку.

Поощрения и награды

В процессе трудовой деятельности работник может поощряться и представлять к определенным наградам. Такие сведения следует отражать в данном разделе личной карточки. Информацию нужно вносить о премировании работника, представлении к награждению ценными подарками, грамотами и т.д.

В первом столбце таблицы необходимо отражать наименование осуществляемого поощрения, а рядом записывается основание для награждения работника. Это могут быть реквизиты приказа о поощрении.

Отпуск

Карточка работника должна отражать информацию о всех предоставленных периодах различных отпусков. Сюда нужно вписывать периоды основного, дополнительного отпуска, отпуска за свой счет, учебного и т. д. Информация представляется в виде таблицы.

Сначала следует указывать наименование отпуска, после того фиксируются дата начала и окончания периода, за который предоставляется отдых, Для основного отпуска здесь нужно отражать календарный год или его промежуток.

После этого указывается продолжительность периода отдыха в днях с обязательной фиксацией даты начала и окончания отпуска. В последнем столбике нужно вписать реквизиты распоряжения руководства компании, на основании которого предоставляется отпуск.

Внимание: так как эта часть занимает незначительное место, а сотрудник может трудится в организации длительный период, то рекомендуется к этому разделу оформлять приложение «Дополнение к личной карточке». У него повторяется шапка, как у раздела «Отпуск», а далее в соответствующие графы вносится информация согласно рассмотренному выше правилу.

Социальные льготы

В данном разделе следует указывать основания, по которым работнику предприятия может устанавливаться сокращенная длительность рабочего времени. К примеру, инвалиды 3 группы имеют социальную гарантию в виде сокращенного рабочего дня.

Сведения отражаются в табличной форме.

Первоначально нужно указать наименование льготы, после этого отражаются реквизиты документа, подтверждающего право сотрудника на данную льготу, а рядом нужно вписать ссылки на нормативные документе, в соответствии с которыми предоставляется данная льгота. Это может быть статья закона, постановления и т.д.

Дополнительные сведения

Эта часть личной карточки предназначена для внесения в нее сведений в свободной форме, которые не были отражены в других разделах формы Т-2.

Часто здесь кадровые специалисты указывают наличие у сотрудников прав на управление транспортными средствами с фиксацией реквизитов водительского удостоверения.

Также можно в этой части лицевой карточки указывать сведения о наличии инвалидности о работающего в компании человека.

Основания прекращения трудового договора

Эта часть личной карточки является завершающим разделом. В него данные следует вносить только тогда, когда происходит расторжение трудового соглашения с работником.

Сведения вносятся инспектором кадрового отдела. Здесь он отражает информацию о причине прекращения действия трудового контракта в формулировке, предусмотренной нормами трудового законодательства. Также в этом разделе указываются номер и дата распоряжения об увольнении, а также дату прекращения действия трудовых отношений.

После заполнения этой информации кадровый специалист еще раз проверяет записанные сведения и ставит свою подпись в подтверждении данной информации.

Важно: с этими данными нужно ознакомить работника компании, с которым расторгается контракт. Он должен проверить достоверность отражения информации, и после этого также поставить свою визу. После этого карточка Т2 закрывается.

Срок хранения документа

Личная карточка работника находится все время работы сотрудника компании в кадровой службе, в месте, куда доступ ограничен. После прекращения действия с сотрудником трудового соглашения, рекомендуется ее хранить в отделе кадров еще определенное время, а только после этого передавать данные документы в архив предприятия.

Сложившаяся практика показывает, что личные карточки на уволенных сотрудников хранятся кадровой службе от одного года до трех лет. Связано это с тем, что бывший работник в этот период может часто обращаться с запросами о предоставлении различных справок и иных сведений о работе.

Внимание: после передачи личной карточки в архив компании, ее нужно там хранить еще 75 лет после увольнения работника.

Как заполнить личную карточку сотрудника

Оформить данный документ потребуется на каждого сотрудника, работающего на предприятии.

Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 25.03.2013) содержит ссылки на этот документ, а постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1 утверждена его форма.

Личная карточка Т-2 включает все данные о сотруднике, в том числе его профессиональных успехах.

Личная карточка работника Т-2 может заполняться как от руки аккуратным почерком, так и с применением автоматизированных систем.

Не допускается наличие в карточке опечаток, ошибок, кроме принятых зачеркиваний, например при внесении информации о перемене фамилии.

Личная карточка работника по форме Т-2 заполняется работодателем и хранится в его отделе кадров, а затем в архиве. При поступлении на работу ее оформляют, а при увольнении закрывают и передают на постоянное хранение.

Допускается заведение новой карточки, если старая пришла в негодность. При этом на старом бланке ставится соответствующая отметка.

Карточка заполняется на основании следующих документов:

Трудовой книжки;
Страхового свидетельства;
Диплома;
Паспорта;
Военного билета;
Других документов (например, водительских прав, медицинской книжки и т. д.).

Кроме того, в ней отражаются:

Реквизиты распоряжения о приеме на работу;
Информация о трудовом договоре;
Номер телефона сотрудника;
Его уровень владения иностранными языками.

Бланк личной карточки работника (форма Т-2)

Личная карточка делится на 11 разделов:

Общие сведения о лице.
Воинский учет. Информация указывается в том случае, если сотрудник считается военнообязанным.
Прием на работу, переводы на другую работу. Заполняется на основании трудовой книжки.
Аттестация. Переписывается информация из аттестата и его реквизиты.
Повышение квалификации. Раздел формируется на основе свидетельств о повышении квалификации.
Профессиональная переподготовка. Удостоверяется сертификатом или свидетельством о получении образования.
Награды, почетные звания. Фиксируются все виды поощрений и профессиональные достижения.
Отпуск. Раздел содержит данные обо всех его видах, которыми сотрудник воспользовался, работая на предприятии.
Льготы. Например, группа по инвалидности.
Иные сведения. Например, реквизиты заграничного паспорта работника.
Раздел о прекращении трудовых отношений. Подлежит заполнению только после увольнения сотрудника. В нее вносятся реквизиты приказа, а также причины увольнения.

Если какие-либо данные отсутствуют либо в том или ином разделе будет отрицательный ответ, это поле необходимо оставить незаполненным.

Отдельные поля личной карточки заполняются путем кодирования реквизитов. При указании неверных чисел или кодов, не имеющих к ней отношения, карточка может быть признана испорченной.

Достоверность всех сведений, указанных в личной карточке, а также вносимых в нее корректив гражданин подтверждает своей подписью.

Личная карточка Т-2 — документ стандартной формы, который содержит основную информацию относительно сотрудника. Заполняется на основании предъявленных документов.

Несмотря на то, что мы в настоящее время пользуемся достижениями научно-технического прогресса и живем в век цифровой информации, традиционные бумажные работы никак не могут искореняться из делопроизводства. Одним из основополагающих документов в организации, определяющим отношение штатного сотрудника к военной службе, а также служащим источником данных об этом лице, является личная карточка, заполненная по определенной установленной форме Т-2.

В задачи, которыми должен заниматься сотрудник, ответственный за решение вопросов учетной деятельности, входит заполнение карточки на основе документально представленной информации, своевременное обновление данных, сверка с данными из военкомата и бережное хранение документов.

Существуют определенные термины, которые ставят в тупик специалиста по ВУР, особенно если он впервые вносит сведения о воинском учете персонала. Поэтому полезным будет поговорить о наполняемости карточки Т-2 поэтапно.

Избежать этого процесса не удастся по действующему законодательству, так как сведения о гражданах, трудящихся на предприятии и состоящих на воинском учете носят стратегический характер. В подтверждение этому необходимо привести тот факт, что личную карточку сотрудника положено хранить после его увольнения еще 75 лет.

Заполнение шапки и внесение общих данных

Формат полей, которые содержит образец карточки, считается доступным для использования, однако конфиденциальность определенной информации требует ее кодировки. В общем случае, заполнять бланк нужно черной или синей ручкой, но до уточнения некоторых сведений или при возможном предстоящем их изменении допускается временная запись простым карандашом.

В специально отведенных полях прописывается полное название организации и ее кодификация по ОКПО и ОКУД, а также указывается табельный номер сотрудника, номер свидетельства ИНН, СНИЛС и характер работы (постоянная или временная). Личные данные берутся из паспорта. Информация о знании языка представлена в одном из трех видов:

владеет;
объясняется;
переводит со словарем.

Для сведений о полученном образовании предусмотрены резервные поля. Они позволяют вносить изменения, если гражданин получает дополнительную специальность. При наличии нескольких профессий указывается только та, по которой работника приняли в организацию. Необходимо обратить внимание, что при заполнении паспортных данных придется указывать адрес регистрации и фактического проживания. В общем случае эти данные не совпадают.

Внесение сведений о ВУ

Постепенно подошли к интересующей нас теме. Основанием для внесения сведений в личную карточку служит военный билет или . Процедура заполнения некоторых полей зависит от званий военнообязанных и видов воинского учета.

Внесение сведений об офицерах запаса

Первый пункт в анкете не заполняется, а сразу вносится воинское звание. Данные берутся из военного билета. При последовательном присвоении званий писать нужно последнее по дате. Наименование профиля указано в п.7 в военном билете. Для большинства офицеров это командный профиль, однако может встречаться медицинский, педагогический, юридический и т.д.

Военно-учетная специальность гражданина закодирована шестизначным числом. В графу ВУС вносится код из военного билета. Отсутствие специальности тоже имеет обозначение. Иногда указывается и группа учета. Для российской армии — это аббревиатура «РА».

Пункт №5, указывающий на категорию годности должен содержать литеру, соответствующую категории, которая была присвоена по результатам заседания военной комиссии. Если в документе отсутствует категория, то в карточку заносится литера «А».

Следующая запись производится в случае наличия мобилизационного предписания. Это документ, выданный военкоматом для сверки данных. Он подразумевает явку без повестки во время объявления мобилизации. В анкету выставляется номер команды, взятый из предписания. При постановке лица на спецучет в соответствующее поле вносится номер удостоверения об отсрочке. Данные о ВУ часто меняются, поэтому рекомендуется писать их простым карандашом.

О рядовых

Категория запаса – это показатель, который определяет прохождение воинской службы. Если гражданин служил в ВС не меньше года, то в запасе он состоит в 1 категории. Лица, не служившие, имеют 2 категорию. Пункты, заполнение которых не вызывает трудностей или производится по аналогии с процедурой внесения сведений об офицерах, рассмотренной ранее, пропустим и выделим лишь те, что имеют особенности. Напротив графы «профиль» без сокращений должно быть написано: «солдаты» или «матросы».

Все остальные поля оформляются по данным военного билета без каких-либо дополнений. Необходимо отметить, что такой способ ведения личной карточки характерен не только для рядовых, но и для матросов, прапорщиков, мичманов и сержантов.

О призывниках

Личные корточки на граждан, которые должны быть призваны в состав ВС, заполняются на общих основаниях. Призывником считается гражданин, верхний возрастной порог которого не достиг 27 лет. Трудоустройство этой категории граждан часто встречается, если была получена отсрочка от армии.

Первое поле, отвечающее за категорию запаса, по понятным причинам не заполняется. Если сотрудник намеревается работать в организации продолжительное время, то запись можно делать ручкой, так как после достижения им возраста 27 лет он получит военный билет и будет считаться военнообязанным в запасе с категорией 2.

* Табель учета рабочего времени ф.Т-12
Личная карточка - форма № Т-2 заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу на работников всех категорий.
Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Заполнение личной карточки производит работник кадровой службы . Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II, на второй странице личной карточки.
Для заполнения личной карточки Т-2 необходимы следующие документы работника:

1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.

Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
Правила заполнения формы № Т-2

1) Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.
При этом будьте внимательны в правильности написания названия организации.
Например, три различных варианта в написании ООО «ПАРУС», «Парус», «ПаРус».
2) Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
3) Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
4) В столбце «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
5) Характер работы указывается: «постоянно», «временно».
6) Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью
7) Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
8) Фамилия, имя, отчество записываются полностью.
9) Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «10 ноября 1975 г.». Код указывается в числовом формате: «10.11.1975».

При указании места рождения нужно учитывать следующее:
длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов; районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями:
город - гор., деревня - дер., край - кр., округ - окр., область - обл., поселок - пос, район - рн., станция - ст.;
слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.
10) Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления 0К 019-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО ).
11) Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН ).
Гражданство РФ обозначается кодом 1, двойное гражданство указывается кодом 2, иностранное гражданство обозначается кодом 3, отсутствие гражданства обозначается кодом 4.
12) Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений.
Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом:
- читаю и перевожу со словарем - код 1;
- читаю и могу объясняться - код 2;
- владею свободно - код 3.
При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.
13) Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию, утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО ).
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:
- начальное (общее) образование - код 02;
- основное среднее образование - код 03;
- среднее (полное) общее образование - код 07;
- начальное профессиональное образование - код 10;
- среднее профессиональное образование - код 11;
- неполное высшее образование - код 15;
- высшее образование - код 18;
- послевузовское образование - код 19.
Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.
Как правильно записывать сведения о неоконченном образовании .

Запись об образовании работника, если оно не окончено

Вид образования по классификации

Окончивший пять-шесть классов средней школы
- Окончивший седьмой, восьмой или девятый класс средней школы
- Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его

Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе
- Окончивший три курса высшего учебного заведения
- Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его

Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию
- Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение

Начальное образование

Неполное среднее образование

Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение)

Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается

Неполное высшее образование
- Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости оттого, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение)
- Среднее (полное) общее образование

Начальное профессиональное образование

При внесении записи о наименовании учебного заведения разрешаются сокращения слов, не искажающие смысл наименования.
В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им.»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора», «им. академика» и т. д.
Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома или иного документа об образовании.
Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.
14) Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:
- для окончивших высшее учебное заведение - «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» - специальность;
- для окончивших среднее учебное заведение - «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др
15) Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР ). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
16) Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
17) Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН .
Сведения о состоянии в браке:
- никогда не состоял (а) в браке - код 1;
- состоит в зарегистрированном браке - код 2;
- состоит в незарегистрированном браке - код 3;
- вдовец (вдова) - код 4;
- разведен(а) - код 5.
18) В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются: отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
19) Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом.
Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.
Необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту, и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета), удостоверение военнослужащего запаса для на граждан, пребывающих в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями.
Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, о повышении квалификации, поощрениях, отпуске, социальных льготах и др

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений.
В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Работодатель при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под роспись.
При заполнении раздела IV «Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются:
- дата прохождения аттестации;
- решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т. д.;
- ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.
Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником.
В разделе V «Повышение квалификации» указываются:
- даты начала и окончания обучения;
- вид повышения квалификации;
- наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
- вид документа (свидетельство, удостоверение);
- графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.
Аналогичным образом в раздел VI вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.
При заполнении раздела VII «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.
В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 ТК РФ в него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.
В разделе IX «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику федеральными законами, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации (трудовым договором, коллективным договором, отраслевыми соглашениями).
В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета в необходимых случаях указываются:
- сведения об обучении на очно - заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания);
- сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
- заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда.
После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел XI основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.
При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ КАРТОЧКИ Т-2 страницы 1, 2, 3, 4
для увеличения изображения кликнуть по картинке

Порядок внесения изменений сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разделы «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.
Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку.
При изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами.
Далее все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров.
Полная замена личной карточки нежелательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю информацию о данном сотруднике.
Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема - с зачеркиванием.

Правила кодирования

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.
3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например: «14 февраля 2006 г.».
4. Даты кодируются арабскими цифрами в следующем порядке: число-месяц-год; например: «03.10.1998».
В организациях и на предприятиях, не планирующих введение АСУ кадровой деятельностью, допускается не проводить кодирование реквизитов.

Возможно, будет полезно почитать: